Als Teil des sog. Wachstumschancengesetzes, das am 22.3.2024 im Parlament verabschiedet wurde, wird in Deutschland die Ausstellung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zukünftig verpflichtend.
Von der Regelung betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (d.h. sie haben ihren Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland). Im Fall der inländischen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens muss im Inland ein Teil der Umsätze von der Betriebsstätte aus realisiert werden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung die in einem speziellen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird die automatisch verarbeitet werden kann. Das Format muss einer EU-Norm entsprechen. Ausnahmen für bestimmte Formate können gemacht werden, sofern die erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form vorliegen. Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung als rein maschinenlesbares Format und ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge lesbaren PDF-Rechnung darstellt. Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.
Eine reine PDF-Rechnung ist ab 1.1.2025 keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Alle Unternehmen müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Nach derzeitigem Kenntnisstand betrifft dies z.B. auch Vermieter, Ärzte und PV-Anlagenbetreiber. Es sind noch nicht sämtliche Einzelfragen geklärt, evtl. gibt es noch einen weiteren Zeitaufschub. Es wird noch eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) erwartet.
Ebenfalls ist der Versand von E-Rechnungen grundsätzlich für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Hierbei gibt es folgende Übergangsregelungen:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz im B2B-Bereich < 800.000 € dürfen bis 31.12.2027 noch „sonstige Rechnungen“ (Papierrechnung, PDF-Rechnung) versenden.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz im B2B-Bereich > 800.000 EUR müssen ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Bis 31.12.2026 dürfen es noch „sonstige Rechnungen“ sein.
Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können.
Wer zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2027 noch keine E-Rechnung nutzt, aber ein anderes digitales Format wie z.B. die Rechnung im PDF-Format versendet, benötigt die Zustimmung des Empfängers.
Für nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR und Fahrausweise gibt es im B2B-Bereich grundsätzlich keine E-Rechnungspflicht. Für das Privatkundengeschäft (B2C) ist derzeit keine E-Rechnungspflicht geplant.
Unternehmen die Ihrer Pflicht zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr nicht wie vorgeschrieben oder zu spät nachkommen, riskieren Bußgelder von bis zu 5.000 EUR sowie gegebenenfalls steuerliche Nachteile.
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